Referenz-Nr. VSG0105

Assistenten / Assistentin - Technische Standortleitung (m/w/d)

Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten. Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.

Für die Vivantes Service GmbH in der Abteilung Facility Management und Bau suchen wir Sie für unseren Standort am Vivantes Humboldt-Klinikum zum nächstmöglichen Termin als

Assistenten / Assistentin - Technische Standortleitung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Selbstständige Erledigung allgemeiner Büroorganisations- und Verwaltungstätigkeiten, einschließlich Veranstaltungsplanung und administrativer Aufgaben zur Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe • Sekretariatsaufgaben, wie selbstständige Erledigung der Korrespondenz (z. B. Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen) innerhalb des Konzerns, seiner Tochterunternehmen sowie mit externen Partnern • Terminkoordination und -organisation • Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung von Besprechungen • Management und Controlling technischer Bereiche, einschließlich Wartung technischer Anlagen, Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen, Mengenermittlung, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement und Rechnungsprüfung • Erarbeitung von Präsentationen und Statistiken • Stammdatenpflege im CAFM System • Bearbeitung elektronischer Reparaturanforderungen gemäß Vorgaben der Fachvorgesetzten (Filtern, Bearbeitung, Ausdruck, Ablehnung oder Löschung im EDV-System) • Verwaltung, Verteilung, Dokumentation, Ablage und Auswertung von Auftragsscheinen • Erfassung und Auslösung von Bestellungen für Reparaturmaterialien, Einrichtungsgegenstände, Ausstattung des technischen Bedarfs • Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs als elektronische Beschaffungsanforderung, einschließlich Kontierung • Kommunikation und Bearbeitung von Rückfragen mit beauftragten Firmen sowie Handwerksbetrieben, einschließlich Materialrücksendungen bei Fehllieferungen • Rechnungsbearbeitung und -kontrolle (Teil- und Schlussrechnungen, rechnerische und sachliche Prüfung) • Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen

Wir wünschen uns

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in einem vergleichbaren Bereich • Gute Kenntnisse in SAP-R3 (insbesondere im Bereich Rechnungsbearbeitung) sowie sicherer Umgang mit Excel, Word und Outlook • Freundliche und aufgeschlossene Persönlichkeit mit ausgeprägter Kommunikationsstärke • Hohes Maß an Engagement, Teamfähigkeit und Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit

Freuen Sie sich auf

Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren • Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation • Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team • Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD • Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen • Prämiensystem bei Anwerbung von Personal • Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen • Entwicklungs-und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns • Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut • Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf • Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote • bezuschusste Altersvorsorge durch Gehaltsumwandlung möglich

Rahmenbedingungen

Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften Vivantes Service • Arbeitszeit 39 Wochenstunden • Teilnahme an innerbetrieblichen Fort- und Weiterbildungen

Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit - Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung für nach 1970 Geborene.

Wenn Sie die Arbeit in einem dynamischen, motivierten und vor allem offenen und kollegialen Umfeld schätzen, freuen wir uns Sie kennenzulernen.

Bitte bewerben Sie sich

Referenz-Nr. VSG0105

Wir stehen für Chancengleichheit: Wir unterstützen daher ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter Menschen.