Referenz-Nr. VSG0375

Sachbearbeiter/in Infrastrukturelles Facility Management (m/w/d)

Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten. Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.

Für die Vivantes Service GmbH in der Abteilung Facility Management und Bau suchen wir am Standort des Vivantes Klinikum Neukölln zum nächstmöglichen Termin als

Sachbearbeiter/in Infrastrukturelles Facility Management (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Organisation von Büroabläufen, Termin‑ und Veranstaltungsplanung sowie administrativen Tätigkeiten zur Gewährleistung reibungsloser Arbeitsprozesse • Eigenständige Durchführung von Schreibarbeiten und Bearbeitung anfallender Korrespondenz (u. a. Schriftwechsel, Protokolle, Zeugnisse, Arbeitsanweisungen, Entscheidungsvorlagen, Berichtsvorlagen) • Mitwirkung bei der Planung, Umsetzung und Steuerung betrieblicher Prozesse sowie organisatorischer und technischer Standards im Zuständigkeitsbereich • Beantwortung telefonischer Anfragen, eigenständige Einholung erforderlicher Informationen oder interne Weiterleitung an zuständige Mitarbeiter/innen • Überwachung der Budgets durch Mitwirkung bei der Erstellung (z. B. Jahreswirtschaftsplanung), Verwaltung (u. a. Prüfung der Kontierung) sowie Umsetzung von Leistungen und Einhaltung der Budgetvorgaben • Verwaltung und Betreuung des Personals im zugewiesenen Arbeitsbereich mithilfe der Software SP‑Expert, einschließlich Meldung von Anwesenheits-, Abwesenheits-, Urlaubs‑ und Krankheitszeiten sowie weiterer administrativer Aufgaben • Steuerung und Überwachung infrastruktureller Bereiche wie Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Archiv, GEZ, GEMA und weiterer • Unterstützung bei der Vertragsgestaltung, im Kostenmanagement sowie in der Rechnungsprüfung • Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen (Teil‑ und Schlussrechnungen, einschließlich rechnerischer und sachlicher Prüfung) • Filtern, Bearbeitung, Ausdruck, Ablehnung und Löschung elektronischer Reparaturanforderungen im EDV‑System gemäß Vorgaben der Vorgesetzten • Verwaltung, Verteilung, Dokumentation, Ablage und Auswertung der Auftragsscheine • Erfassung und Auslösung von Bestellungen für Dienstleistungen, Reparaturmaterialien, Einrichtungsgegenstände, Ausstattung des technischen Bedarfs sowie Güter des Wirtschafts‑ und Verwaltungsbedarfs als elektronische Beschaffungsanforderung (BAF) im System (Elbe oder SAP) unter Einbeziehung der Kontierung • Kommunikation mit beauftragten Firmen und Handwerker/innen sowie Bearbeitung von Rückfragen und Reklamationen bei fehlerhaften Lieferungen

Wir wünschen uns

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung • Sicherer Umgang mit MS‑Office‑Programmen • Fundierte Kenntnisse in SAP‑R3 im Rahmen der Rechnungsbearbeitung sowie IffmGiS • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift • Freundliche und positive Persönlichkeit mit hoher Kommunikationsfähigkeit • Ausgeprägtes Engagement sowie Team‑ und Konfliktfähigkeit • Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein • Unternehmerisches Denken

Freuen Sie sich auf

Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren • Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation • Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team • Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD • Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen • Prämiensystem bei Anwerbung von Personal • Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen • Entwicklungs-und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns • Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut • Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf • Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote

Rahmenbedingungen

Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften Vivantes Service • Arbeitszeit 39 Wochenstunden • 30 Tage Urlaub • Ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld

Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit - Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung für nach 1970 Geborene.

Wenn Sie die Arbeit in einem dynamischen, motivierten und vor allem offenen und kollegialen Umfeld schätzen, freuen wir uns Sie kennenzulernen.

Bitte bewerben Sie sich

Referenz-Nr. VSG0375

Wir stehen für Chancengleichheit: Wir unterstützen daher ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter Menschen.